Verhaltensregeln und Datenschutz bei Audio-/ und Videokonferenzen

Im Rahmen der Kommunikation bietet die Diakonie-Pflege Verbund Berlin gGmbH Audio- und Videokonferenzen an. Der folgende Text legt Teilnahme, Verhaltensregeln und Datenschutzerklärung für Audio-/ und Videokonferenzen im Diakonie-Pflege Verbund Berlin fest. Wir bitten Sie diese Regeln zur Kenntnis zu nehmen. Durch das Einwählen in eine Audio- und Videokonferenz stimmen Sie aktiv unseren Verhaltensregeln und Teilnahmebedingungen zu.

Teilnahme

Zur Teilnahmen an einer Audio-/ und Videokonferenz senden Ihnen Mitarbeitende des Diakonie-Pflege Verbundes Berlin eine E-Mail mit einem Anmeldungs-Link zu. Die Teilnahme erfolgt auf freiwilliger Basis. Indem Sie auf den Link klicken und an der Kommunikation teilnehmen, stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck zu; dies beinhaltet auch die Übermittlung personenbezogener Daten. 

Verhaltensregeln

  1. Die Kameras sollten so ausgerichtet sein, dass unbeteiligte Personen nicht (dauerhaft) vom Sichtfeld der Kameras erfasst werden. Dies gilt ebenso für (private) Fotos auf den Schreibtischen und / oder an den Wänden Ihres Kommunikationsortes.
  2. Die Anmeldung an einer Audio-/ und Videokonferenz sowie die Aktivierung von Kamera- oder Mikrofonfunktionen während einer Audio-/ und Videokonferenz erfolgt nicht automatisch oder ferngesteuert.
  3. Während Bild und/oder Ton übertragen werden, wird Ihnen dies als Teilnehmer vom System deutlich signalisiert.  
  4. Soweit im Rahmen einer Audio-/ und Videokonferenz nicht eindeutig sichtbar ist, welche Personen teilnehmen (weil diese z.B. nicht dauerhaft im Bild sind), sind die übrigen Teilnehmer über die Anwesenheit dieser Personen zu informieren. 
  5. Schützen Sie die Privatsphäre Dritter. Der Austausch personenbezogener Daten Dritter ist untersagt. Ist es dennoch erforderlich, so sind die Daten der dritten Person zu pseudonymisieren (z.B. Frau A.Z. hat ……).
  6. Es sollten keine personengebundenen Daten in der Anwendung abgelegt werden (Chatfunktion).  
  7. Aufzeichnung / Speicherung der Audio-/ und Videokonferenz (Bild und/oder Ton) sind unzulässig.
  8. Der Einladende ist für die Auswahl der Beteiligten verantwortlich.  

Datenschutzerklärung Video-/ und Audiokonferenzen

Datenverarbeitung

Für die Kommunikation mit unseren Kunden / Bewerbenden / am Unternehmen Interessierten setzen wir Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns erfasst und verarbeitet. Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgendes Konferenz-Tool ein: BigBlueButton

Der Betrieb von BigBlueButton erfolgt auf unseren eigenen Servern im Rechenzentrumsbetrieb der Diakonie-Pflege Verbund Berlin gGmbH. Dadurch sichern wir Audio- und Videokonferenzen ab, damit kein Fremdzugriff möglich ist, incl. Routen über fremde Unternehmensnetze und Datenverarbeitung durch Dritte.

Technischer Hinweis. Aufgrund eines aktiven Mikrophones, was standardisiert bei BigBlueButton verwendet wird, bitten wir alle Teilnehmenden Worte mit Bedacht zu wählen, um nicht unbedarft einen Datenschutzverstoß zu begehen.

Bei Fragen steht Ihnen unsere Datenschutzkoordinatorin zur Verfügung.

Stand: 01.01.2023