Hinweisgebersystem im Diakonie-Pflege Verbund Berlin
Der Diakonie-Pflege Verbund Berlin pflegt eine Kultur des Dialogs und der Offenheit. In diesem Umfeld kann jeder Fehlverhalten offen ansprechen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die dt. Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937). Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Es verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblowern) und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.
Häufig gestellte Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz und wen schützt es?
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist dazu da, alle Personen zu schützen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit oder davor Informationen über Rechtsverstöße erhalten haben und diese melden möchten. Ziel ist es, diese sogenannten „Whistleblower“ vor arbeitsrechtlichen oder anderen Benachteiligungen abzusichern. Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitenden, wie der Diakonie-Pflege Verbund Berlin, sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten.
Wer kann Meldungen abgeben?
Alle Personen, die über Verstöße im beruflichen Kontext informiert sind, können Meldungen abgeben. Dies umfasst Mitarbeiter*innen, Pflegekund*innen, Kooperationspartner*innen und alle weiteren Assoziierten.
Wo können Hinweise abgegeben werden?
Im Diakonie-Pflege Verbund Berlin können Hinweise sowohl über die interne Meldestelle als auch über externe Meldestellen abgegeben werden. Die interne Meldestelle befindet sich direkt in der Organisation und bietet eine vertrauliche Umgebung für die Abgabe von Hinweisen. Folgende Wege der Meldung auf Regelverstöße gibt es intern:
- schriftlich per Post, E-Mail oder Online-Meldeformular,
- telefonisch zzgl. Anrufbeantworter,
- persönliches Gespräch.
Kann ich meinen Hinweis komplett anonym abgeben?
Ja, grundsätzlich sind anonyme Meldungen möglich. Allerdings ist die weitere Bearbeitung des Hinweises und Rückmeldung an die Hinweisgebenden dadurch gegebenenfalls eingeschränkt oder erschwert. Egal ob und wann Hinweisgebende im Laufe eines solchen Verfahrens ihre Identität preisgeben: Sie sind in jedem Fall geschützt!
Welche Verstöße fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Gesetz deckt eine breite Palette an Verstößen ab, darunter solche gegen nationale und EU-Rechtsvorschriften. Unter anderem sind Verstöße gegen Geldwäschegesetze, Produktsicherheit und Umweltregelungen eingeschlossen.
Der sachliche Anwendungsbereich des Gesetzes wird in § 2 HinSchG geregelt. Danach wird die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber vom Schutz des Gesetzes erfasst, wenn die dort aufgeführten Verstöße gemeldet werden.
Der sachliche Anwendungsbereich umfasst alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft. Darunter fallen u. a. insbesondere folgende Regelungen und Vorgaben:
- zur Bekämpfung der Geldwäsche,
- zur Produktsicherheit,
- zur Beförderung gefährlicher Güter,
- zum Umweltschutz, Strahlenschutz,
- zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
- zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten,
- des Verbraucherschutzes,
- des Datenschutzes,
- der Sicherheit in der Informationstechnik,
- des Vergaberechts,
- zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften
Wie wird mit einer eingegangenen Meldung umgegangen?
Nach Erhalt wird die Meldung formal bestätigt, der Sachverhalt geprüft und innerhalb von drei Monaten erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung. Dabei werden alle Informationen vertraulich behandelt und Dokumentationen nach Abschluss des Verfahrens gemäß den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Gemäß § 17 HinSchG ist bei Eingang einer Meldung wie folgt zu verfahren:
- Bestätigung des Eingangs der Meldung an die hinweisgebende Person spätestens nach sieben Tagen;
- Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt;
- Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten, ggf. um weitere Information ersuchen;
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung;
- Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen;
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung; wobei die Rückmeldung die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten soll, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden;
- Dokumentation der Hinweise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes. Diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern es nicht zur Bearbeitung des Hinweises oder nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist, die Dokumentation noch länger zu speichern.
Was ist der Vorteil einer internen Meldestelle?
Die interne Meldestelle im Diakonie-Pflege Verbund Berlin wird von fachkundigen Personen geleitet, die die Strukturen der Einrichtung gut kennen. Dies fördert eine schnelle Klärung und Abhilfe. Ebenso besteht die Möglichkeit, anonym Meldungen abzugeben, was den Schutz der hinweisgebenden Personen zusätzlich unterstützt.
Welche externen Meldestellen gibt es?
Zusätzlich zur internen Meldestelle können Verstöße bei staatlichen Behörden gemeldet werden. Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, an welche die hinweisgebende Person mündlich oder schriftlich Informationen über Rechtsverstöße mitteilen kann. Die hinweisgebende Person darf wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen und/oder extern an die zuständige Behörde wendet. Der Vorteil an der internen Meldestelle ist, dass es sich bei der Meldestelle um fachkundige Personen handelt, die auch den Beschäftigungsgeber bzw. die Einrichtung und deren Struktur kennen. Dies trägt zu einer schnellen Aufklärung und Abhilfe bei.
Warum sind Hinweisgebende für die Gesellschaft wichtig?
Hinweisgebende tragen dazu bei, Gesetzes- und Compliance-Verstöße, Missachtung der Unternehmenswerte, unethisches Verhalten und andere Missstände zu abzustellen. Ihre Hinweise helfen uns als Unternehmen, Missstände frühzeitig zu erkennen und diese sowie Gegenmaßnahmen umfassend zu belegen. Konstruktive Hinweise sind unerlässlich, um einen vertrauensvollen Umgang im Unternehmen zu gewährleisten und die damit verbundenen Freiräume zu bewahren.
Datenschutzhinweise zur Meldung Regelverstößen
Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist dem Diakonie-Pflege Verbund Berlin sehr wichtig. Dies gilt insbesondere, wenn Sie uns Hinweise auf Compliance-Verstöße, Fehlverhalten oder sonstige Gesetzes- und Regelverstöße zukommen lassen. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie Hinweise auf Verstöße gegen geltendes Recht (Gesetze, Verordnungen etc.), schwerwiegende Verstöße gegen Richtlinien und Verhaltensgrundsätze des Diakonie-Pflege Verbunds Berlin sowie auf mögliche umwelt- und menschenrechtsbezogene Risiken oder (Pflicht-)Verletzungen auch an unsere Ombudsperson richten können. Sie haben die Möglichkeit, Hinweise vollständig anonym abzugeben. In diesem Fall werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet.
Sollten Sie sich entscheiden, sich Regelverstöße offen an unsere Ombudsperson nicht anonym abzugeben, informieren wir Sie mit diesen Datenschutzhinweisen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.
1. Verantwortliche Stelle
Wenn Sie einen Hinweis direkt an unsere Ombudsperson abgeben, ist die verantwortliche Stelle:
Diakonie-Pflege Verbund Berlin
Jenny Pieper-Kempf
Bergmannstr. 5
10961 Berlin
Tel: +49 157 3756 2961
E-Mail: hinweisgeber@diakonie-pflege.de
Die Ombudsperson verarbeitet Ihre Daten in eigener Verantwortung und behandelt Ihre Identität streng vertraulich. Ihre Identität bzw. Ihre personenbezogenen Daten werden nur mit Ihrem Einverständnis an den Diakonie-Pflege Verbund Berlin weitergegeben. Der Diakonie-Pflege Verbund Berlin verarbeitet die Daten wiederum in eigener Verantwortung.
2. Art der personenbezogenen Daten
Wenn Sie sich gegen eine anonyme Meldung entscheiden, werden zur Bearbeitung Ihres Hinweises und der Aufklärung des Sachverhalts Ihre Anrede, Ihr Vor- und Nachname sowie – sofern angegeben – Ihre Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Anschrift) und Angaben zu Ihrer Position beim Diakonie-Pflege Verbund Berlin verarbeitet. Welche weiteren personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab, insbesondere davon, welche Daten Sie im Rahmen Ihres Hinweises übermitteln.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihres Hinweises sowie gegebenenfalls zur Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts. Die von Ihnen mitgeteilten Daten zu Ihrer Person werden verarbeitet, gespeichert und etwa auch dazu genutzt, Ihnen den Eingang des Hinweises zu bestätigen, Sie über den Stand des Verfahrens zu informieren und den von Ihnen mitgeteilten Sachverhalt mit Ihnen zu erörtern, um diesen sorgfältig aufzuklären.
4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung hängen vom Inhalt und Kontext Ihres Hinweises ab. Melden Sie etwa Verstöße gegen geltendes Recht oder menschenrechts- oder umweltbezogene Pflichten, unterliegen wir möglicherweise einer gesetzlichen Pflicht zur Bearbeitung des Hinweises und zur Aufklärung des Sachverhalts. Eine solche gesetzliche Pflicht kann sich aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ergeben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und § 6 Nr. 1, 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).
Im Falle von Hinweisen zu (möglichen) Verstößen gegen interne Verhaltenspflichten und Richtlinien, die nach dem HinSchG nicht relevant sind, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und § 6 Nr. 4, 8 DSG-EKD (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse liegt in der Aufklärung und ggf. Sanktionierung relevanten Fehlverhaltens. Im Beschäftigungskontext kann die Datenverarbeitung – je nach Einzelfall – auch auf Art. 26 Abs. 1 S. 2, Art. 26 Abs. 1 S. 1, Art. 26 Abs. 3 und § 6 Nr. 3 bis 6 DSG-EKD gestützt werden.
Unabhängig von der Rechtsgrundlage behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten streng vertraulich und unter Wahrung der geltenden Datenschutzgesetze. Nicht befugte Mitarbeiter erhalten keinen Zugriff auf Ihre Daten („Need-to-know-Prinzip“).
5. Empfänger der Daten
Empfänger der Daten ist die jeweils verantwortliche Stelle. Streng nach dem Need-to-know-Prinzip erhält im Regelfall nur die Ombudsperson des Diakonie-Pflege Verbunds Berlin Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Im Rahmen der Aufklärung eines Hinweises oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, dass die Ombudsperson Daten an einzelne wenige Mitarbeiter des Diakonie-Pflege Verbunds Berlin vertraulich auf strikter Need-to-know-Basis weitergibt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit hierzu eine entsprechende eigene Rechtsgrundlage besteht (etwa eine rechtliche Pflicht im Rahmen von behördlichen Auskunftsersuchen).
6. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst für die Dauer der Untersuchung des jeweiligen Sachverhalts aufbewahrt. Anschließend werden sie im Falle von Hinweisen, nach deren Untersuchung feststeht, dass kein Fehlverhalten vorlag, innerhalb von zwei Monaten gelöscht bzw. anonymisiert. Steht jedoch fest, dass ein Verstoß vorlag oder lässt sich dies nicht ausschließen, wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt und erst nach Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen für die Geltendmachung von Ansprüchen des Diakonie-Pflege Verbunds Berlin oder die Abwehr von Ansprüchen Dritter gelöscht bzw. anonymisiert.
7. Datenschutzbeauftragte*r
Der Diakonie-Pflege Verbund Berlin hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die Kontaktdaten lauten wie folgt:
WIEMER / ARNDT UG
Ansprechpartnerin: Bianca Dürschlag | Data Protection Manager
Email: bianca.duerschlag@wiemer-arndt.de
Tel: 030 403649831
Mobil: 0176 44451405
www.wiemer-arndt.de
8. Ihre Rechte
Ihnen stehen die folgenden Rechte gegenüber uns und im Falle der Abgabe eines Hinweises über die Ombudsperson auch gegenüber dieser zu:
- Auskunft: Sie haben das Recht, sich über Ihre erhobenen Daten zu informieren.
- Berichtigung: Sie können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten über Sie berichtigt werden.
- Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden. Diese Voraussetzungen können Sie in § 21 DSG-EKD und Art. 17 DSGVO nachlesen.
- Einschränkung: In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Diese Voraussetzungen können Sie in § 22 DSG-EKD und Art. 18 DSGVO nachlesen.
- Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie können sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzbehörde in Ihrem Land über die Verarbeitung Ihrer Daten beschweren.
Neben diesem Online-Formular haben Sie die Möglichkeit, diese Meldung anonym telefonisch, per Email oder persönlich durchzuführen.